Die Digitalisierung hat auch vor Kommunalverwaltungen nicht haltgemacht. Ende der 1990er Jahre wurde die städtische EDV-Abteilung in die heutige Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH (KID) umgewandelt. „Man ging bereits damals davon aus, dass die Veränderungen im schnelllebigen IT-Umfeld in einer kleineren und damit agileren Organisationseinheit zügiger umgesetzt werden können. Folglich wurde die KID gegründet. Aufgrund vieler weiterer Anfragen nach Unterstützung durch zusätzliche kommunale Verwaltungen aus Sachsen-Anhalt wurde 2009 die Kommunale IT-UNION eG (KITU) als Genossenschaft gegründet. Über diese werden IT-Dienstleistungen der KID auch weiteren Verwaltungen im Land zur Verfügung gestellt.“, erklärt Martin Steffen den Weg von der städtischen Abteilung zum landesweiten IT-Dienstleister. Heute sind viele Kommunen und Einrichtungen aus Sachsen-Anhalt Mitglied in der KITU und nutzen das Know-how aus Magdeburg.

Wo vor 40 Jahren noch ausschließlich mit Papier gearbeitet wurde, dominiert heute die Informationstechnologie. „Inzwischen gibt es für fast jeden Verwaltungsprozess spezielle Softwarelösungen, die vielfach miteinander vernetzt sind“, so Steffen. Diese Vernetzung erstreckt sich über verschiedene Bereiche, wie beispielsweise das Ordnungswidrigkeitenverfahren und das Finanzverfahren bei der täglichen Verbuchung und Kontierung der Zahlungseingänge. Diese komplexe Softwarelandschaft stellt hohe Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und die Verarbeitung der Daten. Digitale Lösungen vereinfachen nicht nur die Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern verbessern auch die Verfahren für Bürgerinnen und Bürger. Die Umstellung der Verwaltungsabläufe auf digitale Prozesse spart den Verwaltungen nicht nur Zeit, Platz und Geld, sondern schafft auch qualitative Vorteile. Steffen: „Digitale Akten können rund um die Uhr und von jedem Ort aus eingesehen werden, bei Bedarf auch von mehreren Personen gleichzeitig. Mandatsträger müssen nicht mehr Aktenordner voller Papier tragen, sondern haben einen Tablet-Computer, auf dem alle notwendigen Dokumente zu jeder Zeit abrufbar sind.“ Bürgerinnen und Bürger seien inzwischen an fantastische Online-Prozesse gewöhnt, beispielsweise beim Einkaufen. Diese Qualität erwarte man nun auch für Online-Bürgerdienste der öffentlichen Verwaltung. Es bestehe die deutliche Erwartung der Menschen, nicht wegen jeder Kleinigkeit persönlich zur Verwaltung gehen zu müssen. „Wir haben in den Kommunen jedoch besondere Anforderungen zu erfüllen, was den sicheren Umgang mit den sensiblen Bürgerdaten angeht. Keiner möchte erleben, dass diese Daten in falsche Hände geraten oder zu falschen Verwaltungsentscheidungen führen.“, so Steffen.

Martin Steffen sieht den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der öffentlichen Verwaltung positiv, solange notwendige ethische Ansprüche erfüllt werden, falsche Verwaltungsentscheidungen müssten vermieden werden. „Die Arbeitsaufgaben der Beschäftigten in der öffentlichen Verwaltung verändern sich. Durch unterstützende IT-Systeme können sich die Menschen auf qualifiziertere Aufgaben konzentrieren.“, sagt er. KI kann bestimmte Validierungen besser und neutraler durchführen als Menschen und soll dort unterstützen, wo regelbasierte Arbeiten anfallen. Ein Smart-City-Ansatz mit intelligenten Park- und Ampelregelungen, optimiertem öffentlichen Nahverkehr und verbesserten Verkehrsleitsystemen könnte Engpässe im öffentlichen Raum reduzieren und Ressourcen effizienter nutzbar machen.

Neben der Transformation der Verwaltungsprozesse verändert sich auch das Stadtbild Magdeburgs. Martin Steffen sieht ein moderneres, frischeres und jüngeres Stadtbild. Er betont den zunehmenden Austausch mit Menschen aus anderen Regionen, der die Stadt bereichert. „Das macht mir große Freude“, sagt er und sieht positive Veränderungen im beruflichen und ehrenamtlichen Engagement der Menschen in Magdeburg.